hoja de distribución de gastos (hdg)

 

La hoja de distribución de gastos (hdg) es desde el punto de vista interno una fuente de información muy importante para la administración de la compañía. En hdg I, la distribución de los elementos de costo se muestra en los centros de costo o grupos de ellos. Esto proporciona la base para la distribución de centros de costo a los pagadores, la valoración de los inventarios de trabajo en progreso y productos terminados y una cuenta de pérdidas y ganancias relacionada con el producto. La base de datos es un sistema de informes para los costos individuales y generales en las funciones operativas (= áreas de responsabilidad => Responsibility Reporting) y uno sobre los costos de ventas y unidades de los productos o grupos de productos (Actividades => Activity Reporting).

Fig. 1: Responsibility y Activity Reporting

(Fuente: archivo de descarga)


El Responsibility Reporting cubre todos los costos individuales y generales que se consumen en el área de responsabilidad respectiva. Para la planificación corporativa, los valores reales se extenderán en el futuro. Estos datos se basan principalmente en las evaluaciones de los estados financieros anuales. Para la transición a la hdg I, los gastos neutrales se deben mantener como líneas separadas, que luego no se toman en la hdg. Los costos calculados pueden incluirse directamente en el hdg I fuera del Responsibility Reporting. Para evitar el ingreso manual de datos, esto también se puede hacer con una tabla separada en la hoja de trabajo Report.

El Activity Reporting no solo informa sobre unidades monetarias, sino también sobre cantidades producidas y vendidas que son parámetros importantes para el día a día. Se refieren solo a productos terminados. Para los costos individuales, se informan los costos del período y la línea "de la cual se agregan los productos terminados" (de los cuales productos terminados).

Las tablas de hdg I + II en la hoja de trabajo "hdg" contienen solo fórmulas que acceden a la hoja de trabajo "Informe". El hdg I se basa en el Informe de responsabilidad y el hdg II con el cálculo de los cambios en el inventario y las pérdidas y ganancias del producto en el Activity Reporting.

En hdg I, los costos unitarios se administran como variables estadísticas que se utilizan para determinar las tasas generales (en % de los costos unitarios, última fila). En el ejemplo de un hdg extendido, la producción se diferenciaba en tres etapas. Además, se planificaron las áreas funcionales tradicionales de compras, administración y ventas. Las cantidades de referencia para las tasas administrativas y de gastos generales de distribución son los costos de producción de los productos vendidos, que, sin embargo, solo se calculan de acuerdo con hdg II.

Fig. 2: hoja de distribución de gastos I + II

(Fuente: archivo de descarga)


El hdg II se divide en tres tablas. La primera tabla enumera los productos o grupos de productos en las filas y los divide en productos terminados y no terminados. Se supone que los costos individuales consumidos en el período y no incluidos en los productos terminados deben incluirse en el trabajo en progreso. Los costos directos se agregan a los costos directos utilizando las tasas generales establecidas en hdg I. La inclusión de cambios en el trabajo en progreso en la segunda tabla es, por lo tanto, solo una reclasificación. Los cambios en el stock de los productos terminados se calculan a partir de los datos de cantidad del informe de actividad. Los costos de producción calculados de los productos vendidos se incluyen en la tercera tabla, en la que se construye una cuenta de pérdidas y ganancias relacionada con el producto. Aquí, la determinación de los beneficios se lleva a cabo en la horizontal en lugar de en la vertical. Las líneas ahora enumeran los diferentes productos.

La situación de beneficios de los productos individuales es la información central para la gestión de la empresa. El sistema de hdg I y II (con las otras dos tablas independientes) muestra cómo se calcula este beneficio de los productos individuales. Los procesos operativos, que a menudo se ven como una caja negra, se presentan de manera transparente, incluso si algunas cosas están generalizadas y simplificadas. Especialmente los propietarios de pequeñas empresas tienen con este archivo una herramienta con la que pueden comprender mejor su funcionamiento.

 

 

 

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