2.5.3. Entgeltabrechnung

 

Die zentrale Aufgabe des Personalwesens ist die Erfassung der Arbeitszeiten und die Abrechnung und Auszahlung der Arbeitslöhne gegenüber den Arbeitnehmern. Dabei sind die Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung einzubehalten und abzuführen. Für den Lohnsteuerabzug wurden umfangreiche Aufzeichnungspflichten eingeführt, die auch für die Sozialversicherung genutzt werden. Sie sind in §§ 41 EStG und 4 LStDV geregelt:

  

§ 41 EStG Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug

(1) 1Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte (Absatz 2) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. 2In das Lohnkonto sind die nach § 39e Absatz 4 Satz 2 und Absatz 5 Satz 3 abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Absatz 3 oder § 39e Absatz 7 oder Absatz 8) zu übernehmen. 3Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Absatz 5 Satz 1 die Lohnabrechnung. 4Ferner sind das Kurzarbeitergeld, das Schlechtwettergeld, das Winterausfallgeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, der Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045) sowie die nach § 3 Nummer 28 steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge einzutragen. 5Ist während der Dauer des Dienstverhältnisses in anderen Fällen als in denen des Satzes 4 der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen, so ist dies jeweils durch Eintragung des Großbuchstabens U zu vermerken. 6Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet und ist dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben, so ist dies durch Eintragung des Großbuchstabens S zu vermerken. 7Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates vorzuschreiben, welche Einzelangaben im Lohnkonto aufzuzeichnen sind. 8Dabei können für Arbeitnehmer mit geringem Arbeitslohn und für die Fälle der §§ 40 bis 40b Aufzeichnungserleichterungen sowie für steuerfreie Bezüge Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen werden. 9Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.

(2) 1Betriebsstätte ist der Betrieb oder Teil des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. 2Wird der maßgebende Arbeitslohn nicht in dem Betrieb oder einem Teil des Betriebs des Arbeitgebers oder nicht im Inland ermittelt, so gilt als Betriebsstätte der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung des Arbeitgebers im Inland; im Fall des § 38 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 gilt als Betriebsstätte der Ort im Inland, an dem die Arbeitsleistung ganz oder vorwiegend stattfindet. 3Als Betriebsstätte gilt auch der inländische Heimathafen deutscher Handelsschiffe, wenn die Reederei im Inland keine Niederlassung hat.

  

Den Inhalt des Lohnkontos, das genau genommen eine statistische Zusammenfassung der Lohnabrechnungen ist, regelt § 4 LStDV:

  

§ 4 LStDV: Lohnkonto

(1) Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto des Arbeitnehmers Folgendes aufzuzeichnen:

1. den Vornamen, den Familiennamen, den Tag der Geburt, den Wohnort, die Wohnung sowie die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale. Ändern sich im Laufe des Jahres die in einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale, so ist auch der Zeitpunkt anzugeben, von dem an die Änderungen gelten;

2. den Jahresfreibetrag oder den Jahreshinzurechnungsbetrag sowie den Monatsbetrag, Wochenbetrag oder Tagesbetrag, der in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragen ist, und den Zeitraum, für den die Eintragungen gelten;

3. bei einem Arbeitnehmer, der dem Arbeitgeber eine Bescheinigung nach § 39b Abs. 6 des Einkommensteuergesetzes in der am 31. Dezember 2010 geltenden Fassung (Freistellungsbescheinigung) vorgelegt hat, einen Hinweis darauf, daß eine Bescheinigung vorliegt, den Zeitraum, für den die Lohnsteuerbefreiung gilt, das Finanzamt, das die Bescheinigung ausgestellt hat, und den Tag der Ausstellung;

4. in den Fällen des § 19 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes die für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben.

(2) Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto folgendes aufzuzeichnen:

1. der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;

2. in den Fällen des § 41 Absatz 1 Satz 5 des Einkommensteuergesetzes jeweils der Großbuchstabe U;

3. der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und - unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts - mit dem nach § 8 Abs. 2 oder 3 des Einkommensteuergesetzes maßgebenden und um das Entgelt geminderten Wert zu erfassen. Sachbezüge im Sinne des § 8 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes und Versorgungsbezüge sind jeweils als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge nach § 8 Abs. 3 oder § 19 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes einzutragen. Trägt der Arbeitgeber im Falle der Nettolohnzahlung die auf den Arbeitslohn entfallende Steuer selbst, ist in jedem Fall der Bruttoarbeitslohn einzutragen, die nach den Nummern 4 bis 8 gesondert aufzuzeichnenden Beträge sind nicht mitzuzählen;

4. steuerfreie Bezüge mit Ausnahme der Vorteile im Sinne des § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes und der Trinkgelder. Das Betriebsstättenfinanzamt kann zulassen, daß auch andere nach § 3 des Einkommensteuergesetzes steuerfreie Bezüge nicht angegeben werden, wenn es sich um Fälle von geringer Bedeutung handelt oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist;

5. Bezüge, die nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung oder unter Progressionsvorbehalt nach § 34c Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes von der Lohnsteuer freigestellt sind;

6. außerordentliche Einkünfte im Sinne des § 34 Abs. 1 und 2 Nr. 2 und 4 des Einkommensteuergesetzes und die davon nach § 39b Abs. 3 Satz 9 des Einkommensteuergesetzes einbehaltene Lohnsteuer;

7. (weggefallen)

8. Bezüge, die nach den §§ 40 bis 40b des Einkommensteuergesetzes pauschal besteuert worden sind, und die darauf entfallende Lohnsteuer. Lassen sich in den Fällen des § 40 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Beträge nicht ohne weiteres ermitteln, so sind sie in einem Sammelkonto anzuschreiben. Das Sammelkonto muß die folgenden Angaben enthalten: Tag der Zahlung, Zahl der bedachten Arbeitnehmer, Summe der insgesamt gezahlten Bezüge, Höhe der Lohnsteuer sowie Hinweise auf die als Belege zum Sammelkonto aufzubewahrenden Unterlagen, insbesondere Zahlungsnachweise, Bestätigung des Finanzamts über die Zulassung der Lohnsteuerpauschalierung. In den Fällen des § 40a des Einkommensteuergesetzes genügt es, wenn der Arbeitgeber Aufzeichnungen führt, aus denen sich für die einzelnen Arbeitnehmer Name und Anschrift, Dauer der Beschäftigung, Tag der Zahlung, Höhe des Arbeitslohns und in den Fällen des § 40a Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes auch die Art der Beschäftigung ergeben. Sind in den Fällen der Sätze 3 und 4 Bezüge nicht mit dem ermäßigten Kirchensteuersatz besteuert worden, so ist zusätzlich der fehlende Kirchensteuerabzug aufzuzeichnen und auf die als Beleg aufzubewahrende Unterlage hinzuweisen, aus der hervorgeht, daß der Arbeitnehmer keiner Religionsgemeinschaft angehört, für die die Kirchensteuer von den Finanzbehörden erhoben wird.

(3) Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden, Ausnahmen von den Vorschriften der Absätze 1 und 2 zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Das Betriebsstättenfinanzamt soll zulassen, daß Sachbezüge im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 11 und Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes für solche Arbeitnehmer nicht aufzuzeichnen sind, für die durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, daß die in § 8 Absatz 2 Satz 11 oder Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes genannten Beträge nicht überschritten werden.

(4) In den Fällen des § 38 Abs. 3a des Einkommensteuergesetzes ist ein Lohnkonto vom Dritten zu führen. In den Fällen des § 38 Abs. 3a Satz 2 ist der Arbeitgeber anzugeben und auch der Arbeitslohn einzutragen, der nicht vom Dritten, sondern vom Arbeitgeber selbst gezahlt wird. In den Fällen des § 38 Abs. 3a Satz 7 ist der Arbeitslohn für jedes Dienstverhältnis gesondert aufzuzeichnen.

  

Neben der Lohnsteuer sind der Solidaritätszuschlag zur Einkommensteuer und ggf. die Kirchensteuer einzubehalten und abzuführen. Die Sozialversicherungsbeiträge berechnen sich für 2016 wie folgt:

 

Beitragssätze zur Sozialversicherung 2016

 

Werte

Krankenversicherung
Ab 2015 wurde der allgemeine Beitragssatz für die Gesetzlichen Krankenkassen bei 14,6 Prozent festgeschrieben. Brauchen die Kassen mehr Geld, können sie einkommensabhängige Zusatzbeiträge erheben.

Der Arbeitgeberanteil beim allgemeinen Beitragssatz bleibt bei 7,3 Prozent.

Damit gibt es eine verbindliche Beitragsuntergrenze von 14,6 Prozent beim allgemeinen Beitragssatz geben (Arbeitnehmer und Arbeitgeber je 7,3 Prozent). Beim besondernen Beitragssatz gibt es eine verbindliche Beitragsuntergrenze von 14,0 Prozent (Arbeitnehmer und Arbeitgeber je 7,0 Prozent). Den einkommensabhängigen Zusatzbeitrag der Arbeitnehmer kann die Krankenkasse selbst festlegen.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz beträgt 1,1 Prozent (Veröffentlichung im Bundesanzeiger am 30.10.2015). Er ist eine Richtgröße für die Krankenkassen bei der Festlegung ihrer individuellen Zusatzbeitragssätze.

 

Allgemeiner Beitragssatz
14,60% + X

Arbeitnehmer:

7,30% + X

Arbeitgeber: 7,30%


Ermäßigter Beitragssatz
14,0% + X

Arbeitnehmer:

7,00% + X

Arbeitgeber: 7,00%

Pflegeversicherung
Der Beitragssatz ist ab 01.01.2015 auf 2,35% gestiegen (Anhebung des Beitragssatzes um 0,3 Beitragssatzpunkte).
Mit dem Pflegestärkungsgesetz II steigt ab 2017 der Beitragssatz um weitere 0,2 Prozentpunkte. Für 2016 gibt es damit keine Änderungen.

In Sachsen bestehen in der Pflegeversicherung bei der Beitragsverteilung auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer Unterschiede zu den anderen Bundesländern. Die Arbeitnehmer zahlen in Sachsen einen höheren Anteil als die Arbeitgeber.

 

2,35%
Arbeitnehmer: 1,175%
Arbeitgeber: 1,175%
Besonderheit in Sachsen:
Arbeitnehmer: 1,675%
Arbeitgeber: 0,675%

Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung
(kinderlose Versicherte, die das 23. Lebensjahr vollendet haben)
Den Beitragszuschlag trägt der Arbeitnehmer allein.
Beitragssatz Arbeitnehmer mit Beitragszuschlag (außer Sachsen): 1,175% + 0,25% = 1,425%
Beitragssatz Arbeitnehmer mit Beitragszuschlag (nur in Sachsen): 1,675% + 0,25% = 1,925%

 

0,25%

Rentenversicherung
Die Beitragssatzverordnung 2015 senkte den Beitragssatz in der allgemeinen Rentenversicherung für 2015 auf 18,7 Prozent. Dieser Wert gilt auch für 2016 (Bekanntmachung der Beitragssätze in der Rentenversicherung vom 23.11.2015; ausgegeben im Bundesgesetzblatt am 02.12.2015).

 

18,70%
Arbeitnehmer: 9,35%
Arbeitgeber: 9,35%

Knappschaftliche Rentenversicherung

Die Beitragssatzverordnung 2015 senkte den Beitragssatz in der knappschaftlichen Rentenversicherung auf 24,8 Prozent. Dieser Wert gilt auch für 2016. Die Arbeitnehmer zahlen den gleichen Prozentsatz, wie in der allgemeinen Rentenversicherung. Die Arbeitgeber müssen den Rest bezahlen. Es besteht also keine Gleichverteilung in der Knappschaftlichen Rentenversicherung.

 

24,80%
Arbeitnehmer: 9,35%
Arbeitgeber: 15,45%

Arbeitslosenversicherung
Der Beitragssatz in der Arbeitslosenversicherung ist zum 01.01.2011 auf 3,0 Prozent gestiegen. Dieser Satz gilt auch für 2016.

 

3,00%
Arbeitnehmer: 1,50%
Arbeitgeber: 1,50%

Unfallversicherung
Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung hat der Arbeitgeber allein aufzubringen und an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen.

 

Die Beiträge sind abhängig von Gefahrklassen, die für den Betrieb gelten.

Insolvenzgeldumlage
Umlagepflichtig sind grundsätzlich alle Arbeitgeber. Die Verordnung zur Festsetzung des Umlagesatzes für das Insolvenzgeld für das Kalenderjahr 2016 stand auf der Tagesordnung der 938. Sitzung des Bundesrates am 06.11.2015. Der Bundesrat hat zugestimmt. Der Umlagesatz für das Kalenderjahr 2016 beträgt 0,12 Prozent.

 

0,12%

Umlagen U1 und U2

Für alle Betriebe gilt seit dem 01.01.2006 die Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren U2 (Mutterschafts-aufwendungen). Für Betriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern gibt es zusätzlich die Pflicht zur Teilnahme am Umlageverfahren U1 (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall).

Es handelt sich hierbei um die Entgeltfortzahlungsversicherung. Pflichtversicherung für den Arbeitgeber. Sind die Voraussetzungen erfüllt, muss der Arbeitgeber daran teilnehmen.
Die Höhe der Umlagesätze wird immer noch in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse festgelegt.

 

verschieden nach Satzung der Krankenkasse

 ( Quelle: André Liebig, 08297 Zwönitz, in

 http://www.lohn-info.de/sozialversicherungsbeitraege2016.html, Abruf 26.04.16)

 

Die Beiträge werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Diese betragen in 2016:

2016

Renten- und Arbeitslosenversicherung

Kranken- und Pflegeversicherung

Gültigkeit

alte Länder und
Berlin-West

neue Länder und
Berlin-Ost

alte und neue Länder (einheitliche Grenze)

Jahr

74.400,00 €

64.800,00 €

50.850,00 €

Monat

6.200,00 €

5.400,00 €

4.237,50 €

Woche

1.446,67 €

1.260,00 €

988,75 €

Kalendertag

206,67 €

180,00 €

141,25 €

 
   

 ( Quelle: André Liebig, 08297 Zwönitz, in

 http://www.lohn-info.de/beitragsbemessungsgrenzen.html, Abruf 26.04.16 )