5.3. Acquisition et transmission de données

La collecte de données concernant le compte de résultat ainsi que la comptabilité par type de coût se chevauchent. Ce sont presque les mêmes données, mais traitées différemment. Nous demanderons d’abord les données du bilan, du compte de résultat et du tableau des flux de trésorerie. La collecte de données est rarement effectuée par le service de comptabilité. Il est courant de collecter les informations accumulées à divers endroits dans les tâches quotidiennes et de les transférer via une interface au logiciel de comptabilité. Les structures présentées dans les sections 5.2.1-3 peuvent être résumées comme suit: 

Fig. 45: États financiers

(Source: propre illustration)

Les produits et charges neutres, les autres actifs et les autres passifs n’ont pas été inclus dans le graphique par souci de simplicité.

Les données de la chaîne de valeur des achats de biens - Stockage de matériaux - Production - Stockage de produits - La sortie de marchandises est disponible sans lacunes dans les parties du système ERP qui ne peuvent pas être externalisées de l'entreprise (voir Fig. 30 à la page 175). Avec eux, les affaires quotidiennes sont traitées et ces données sont à jour et complètes en raison du motif pour lequel il faut gagner de l'argent. Les informations peuvent également être générées avec un tableur et transmises via une interface. La section 3.3 détaille ce chemin. Dans le cadre d'un projet de recherche mené au semestre d'hiver 2014-2015, l'auteur a simulé une entreprise fictive utilisant un logiciel de comptabilité financière multi-clients dans lequel toutes les données comptables étaient importées à partir de feuilles de calcul via une interface.

Fig. 46: Modules ERP et chaîne de valeur

(Source: propre illustration)

Cette chaîne de valeur génère les données de certains éléments du bilan et du compte de résultat. Tous les retraits de la réserve d'articles déclenchent l'enregistrement d'écriture "Dépenses articles en stocks". L’achèvement des produits est enregistré à l’aide de l’enregistrement comptable "stocks de variations de stocks". La vente et la livraison des produits sont comptabilisées en fonction de l’évolution des stocks et des créances clients. Ceci est montré dans la figure suivante.

Fig. 47: Chaîne de valeur et positions finales

(Source: propre illustration)

Ce processus à valeur ajoutée provoque des dépôts sur les créances. Pour les achats du matériel, la main-d'œuvre et d'autres biens, mais aussi des paiements sont effectués. Les achats de biens, de biens d'équipement et les frais généraux sont initialement enregistrés en tant que passif, puis les factures entrantes sont payées. Les investissements entraînent une dépréciation et leur financement est payé et remboursé. Le même enregistrement comptable peut être stocké pour toutes les transactions similaires.

Il existe un cycle marchandises-argent qui peut être décrit à l'aide de la figure suivante:

Fig. 48: Cycle marchandises-monnaie et positions de fermeture

(Source: propre illustration)

Avec l’amortissement, les intérêts et les frais de personnel, les rectangles de droite contiennent les éléments qui manquaient auparavant dans le compte de résultat, comme indiqué à la Fig. 45 à la page 198. Vos données ne découlent pas directement du processus de création de valeur. Les postes du bilan, à l'exception des capitaux propres, des produits différés et des impôts différés, qui peuvent être évalués à la fin de l'établissement des états financiers annuels, sont également complets. Les rectangles situés à l'extrémité droite de la figure résultent du contrôle des investissements, de la paie et d'une base de données financière, présents dans des modules du système ERP gérés en externe et mis à jour à l'aide de données contenues dans l'entrepreneur. Téléchargez des modules.
 

Fig. 49: Système ERP et éléments de clôture

(Source: propre illustration)

Pour les paiements du personnel et des salaires, des solutions professionnelles doivent être recherchées auprès de prestataires spécialisés. Les données relatives aux heures travaillées peuvent être enregistrées par l’entrepreneur lui-même et transmises par voie électronique. Pour l'investissement et l'amortissement, le contrôle de l'investissement peut fournir les données nécessaires. Tout comme il existe un plan d'amortissement pour les investissements, il existe un plan de remboursement pour le financement, à partir duquel les intérêts et les tranches de remboursement peuvent être automatiquement transférés aux comptes.

La section 3.6 a déjà montré que les flux de trésorerie peuvent être calculés de manière dérivée à partir de la comptabilisation avec les écritures de compensation cumulatives. Cependant, ils peuvent également être générés à l'origine à partir des données de la banque électronique. Cela peut être particulièrement important pour une considération à très court terme, sinon attendre la réservation de toutes les transactions commerciales. Ensuite, des liens entre les postes du tableau des flux de trésorerie et les transactions du compte bancaire doivent être établis.

Fig. 50: Flux de trésorerie et transactions de paiement

(Source: propre illustration)

Ainsi, par exemple Paiements entrants avec indication d'un numéro de client. ou facture no. Dépôts des clients. Les ventes d'immobilisations devront être ajustées. Les paiements auto-générés peuvent être affectés aux flux pour "aux fournisseurs" et "pour les employés" à l'aide des entrées de compensation pour l'importation dans la réservation. En ce qui concerne l'activité d'investissement, on suppose sur une base simplifiée que les investissements réalisés ont été payés. Les factures impayées sont affectées aux activités opérationnelles. Des paiements de taxe sont également initiés et sont également attribués aux codes de taxe via les comptes de compteur. Non défini automatiquement:

Flux de trésorerie provenant des activités d'exploitation       
5.     + autres paiements reçus non imputables à des activités        
            d'investissement ou de financement       
6.     - autres paiements effectués non imputables à des activités       
           d'investissement ou de financement
       
Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement   
7.     + dépôts sur placements financiers dans le cadre de la gestion    
            financière à court terme
8.     – paiements dus aux investissements financiers dans le cadre de la     
            financière à court terme   
9.     + intérêts reçus   
10.   + dividendes reçus   

Flux de trésorerie provenant des activités de financement
1.     Dépôts de contributions en capital
2.     + Dépôts provenant d’émissions d’obligations et de emprunts
            (financiers)
4.     + Dépôts de subventions / subventions reçues
6.     – Dividendes payés

S'il existe des opérations de paiement qui ne sont pas automatiquement attribuées selon les critères mentionnés dans la banque électronique, une affectation manuelle sera probablement effectuée sur l'un de ces éléments.

Ainsi, les rectangles suivants sont toujours ouverts dans les figures 45 à la page 198 et 48 à la page 202:

Fig. 51: positions restantes

 
(Source: propre illustration)

Les capitaux propres, les charges payées d'avance et les impôts différés résultent de la préparation des états financiers trimestriels et annuels. Pour la saisie des factures entrantes, un fichier de réception de facture doit être créé. Les processus générés par l’achat de biens doivent y être lus. Les factures des frais généraux qui n'étaient pas inclus dans l'achat de biens doivent être ajoutées.

Pour la comptabilité analytique, il est nécessaire de saisir le compte qui contrôle la nature comptable ainsi que le centre de coûts et, si nécessaire, l'objet de coûts. 41, à la page 194, la possibilité d’une combinaison de centre de coûts et d’unité de coûts no. traité. Pour la saisie de ces informations supplémentaires, il existe les groupes de cas suivants:

retrait matériau
Avec le numéro d'article le compte de dépenses sera également défini pour l’article requis pour la mise à jour des stocks. Dans les centres de coûts, seule la production avec les centres de coûts 30 à 69 est prise en compte, si l’on considère la proposition de BDI révisée de la Fig. 40, page 191 et suivantes; ou centre de coûts 24 pour la consommation de recherche et développement. Le travailleur qui enlève le matériau sait à quel centre de coûts il appartient. Les trois derniers chiffres du centre de coûts no. serait pour le porteur des coûts, sur lequel on travaille actuellement. La capture automatisée pourrait être organisée avec des lecteurs de codes à barres.

Paie et facturation
Dans la comptabilité des salaires, les employés seraient affectés à un centre de coûts dans lequel les salaires seraient traités automatiquement. De plus, un enregistrement quantitatif des heures travaillées devrait être organisé, ce qui permettra de mieux définir les tâches accomplies. Il serait également enregistré si un employé aidait dans un autre centre de coûts. De même, les coûts salariaux individuels seraient enregistrés pour les heures de travail qui seraient travaillées directement sur l'unité de coût. Les transferts seraient effectués via des comptes généraux distincts; les réservations s'annuleraient. Seul le transfert de centre de coûts resterait. Dans le cas des coûts directs, les "salaires de production sur les frais généraux" seraient affichés. La quantité peut être entrée dans un tableur. Le fichier pourrait également générer l’enregistrement des transferts via une interface flexible.

factures
Les factures entrantes peuvent concerner des achats, des investissements et des dépenses importants. Pour les achats de matériel, le centre de coûts et l'unité de coût ne seront connus que s'ils ont été achetés directement pour une commande spécifique. Sinon, la définition ne serait faite qu'avec l'enlèvement de matière. Afin d’éviter les écarts de couverture, le centre de coûts utiliserait initialement 10 000 litres de la proposition de BDI révisée (figure 40, page 191 et suivantes), ce qui serait également pris en compte dans l’écriture de retrait du retrait d’enregistrement. Pour les investissements, un centre de coûts et éventuellement aussi un centre de coûts seraient entrés de sorte que l’amortissement du contrôle des investissements (comptabilité des immobilisations) puisse ensuite être affecté au centre de coûts approprié.

Pour toutes les factures doivent immédiatement un enregistrement avec cession d'un numéro de facture. et l'enregistrement du numéro de fournisseur, du montant et de la date d'échéance est généré dans un fichier de réception de facture. L'examen de fond serait effectué ultérieurement; Des centres de compte et de coûts peuvent être ajoutés. Un fichier de transfert à interface variable peut être créé à partir d'un fichier de feuille de calcul pour prendre en compte les achats, les investissements et les frais généraux. Pour le paiement, la fonction bancaire électronique du programme de comptabilité (module dans le système ERP) serait utilisée.

achats en espèces
Les achats en espèces sont comparables aux factures, sauf qu'aucun paiement ne doit être effectué. L’initiateur a déjà vérifié l’exactitude des faits lors du paiement et il devrait connaître les faits pour la définition du compte et du centre de coûts. Contrairement au passé, les encaissements peuvent être payés avec une carte de crédit ou une carte bancaire. Le fichier du tableur avec lequel le livre de caisse est conservé doit donc distinguer ces 3 possibilités. Sinon, la procédure est la même que pour les factures entrantes. On pourrait aussi organiser que les réservations d’argent comptant soient jointes au fichier de transfert des factures entrantes.

paiements réguliers
Il existe d’autres dépenses pour lesquelles des contrats existent mais pas de factures. Par exemple, les loyers, les abonnements à des magazines, les polices d’assurance ou les contributions à des associations sont enregistrées sur la base des paiements. Pour la mise à jour, un fichier doit être maintenu avec ces dépenses, en plus des montants avec dates d'échéance et la définition du compte et du centre de coûts est stockée. Pendant le paiement, cet enregistrement de données préparé peut ensuite être transféré aux enregistrements à enregistrer par "copier-coller". Il pourrait également être prévu que les réservations de paiements réguliers soient jointes au fichier de transfert des factures entrantes.

coûts imputés
Les coûts calculés sont comptabilisés en plus des dépenses. Mais le service de comptabilité doit également être utilisé, car le type de coût est supérieur au numéro de compte. contrôlée. Par conséquent, une zone de compte distincte doit être créée, dans laquelle les entrées de réservation et de compensation s'annulent. Pour éviter les messages d'erreur, ils peuvent ensuite être affectés à un poste du bilan avec peu de mouvement (par exemple, en équité).

Pour les coûts imputés, une distinction est faite entre les coûts supplémentaires et les autres coûts. Les autres coûts changent les dépenses, alors qu'il n'y a pas de coûts supplémentaires pour les coûts supplémentaires. Toutefois, dans la pratique, les deux sous-espèces sont traitées de la même manière, à l'exception de l'effort correspondant dans les autres coûts, traité comme un effort neutre et avec un type de coût non. entre 9000 et 9999 (voir fig. 39, page 189 et suiv.) est passé en comptabilité analytique. Malgré le solde créditeur, le compte courant pour les écritures compensatoires fait également partie des dépenses neutres.

Les types de coûts imputés habituels sont:

intérêts théoriques:
Autres coûts pour tenir compte du capital immobilisé par les centres de coûts au lieu des taux bancaires dans les centres de coûts généraux.

amortissement imputé:
Autres coûts liés aux coûts de remplacement et à une durée de vie utile différente de l’amortissement fiscal.

loyers imputés:
Autres coûts par rapport aux coûts d'espace pour tenir compte des pertes de profits résultant d'une utilisation alternative de l'espace (loyer au lieu d'utilisation).

salaire entrepreneurial imputé:
Coûts supplémentaires pour prendre en compte le travail des co-entrepreneurs.

risques imputés:
Coûts supplémentaires pour prendre en compte les risques calculables - en même temps, les autres coûts par rapport aux dépenses d’un montant inhabituel, qui sont différés en tant que charges neutres lorsque le risque survient.

Pour le décompte, les coûts imputés sont calculés une fois et mis à jour à des intervalles plus longs. C'est une bonne idée de les inclure dans le fichier pour les paiements réguliers, de définir le compte factice et le centre de coûts, puis de les exécuter une fois par mois.

Après s’être assuré que tous les faits et documents du trimestre ou de l’année à clôturer ont été enregistrés, quelques tâches supplémentaires s’imposent. Ces transactions sont ensuite enregistrées au cours de la 13ème période afin de ne pas fausser les données de l'activité économique habituelle. Ce sont:

dépréciation
Les immobilisations corporelles et incorporelles sont amorties. Ils sont déjà enregistrés tous les mois. L'amortissement fiscal étant un montant annuel, l'amortissement doit être recalculé sur une base annuelle. Les amortissements mensuels des périodes 01 à 12 sont ensuite ajustés à la période 13. Ces opérations peuvent automatiser la comptabilité des actifs. Il suffit de vérifier si les éléments sont toujours là. S'il existait des indications selon lesquelles la valeur actuelle des immobilisations pourrait être inférieure à la valeur comptable, il faudrait également examiner les amortissements non programmés.

inventaire
Les stocks doivent être vérifiés une fois par an pour voir si les stocks sont vraiment là. Les écarts doivent être corrigés. À la date du bilan - la date limite peut également être avancée - la déviation serait un processus de la 13ème période. Cependant, il existe également une alternative à l'inventaire permanent: le contrôle est distribué tout au long de l'année et une partie de l'inventaire est contrôlée tous les mois ou toutes les semaines. Ensuite, l'adaptation serait un processus de la période actuelle.

Lors du contrôle, il faut également déterminer si l'état de la marchandise est toujours impeccable ou dégradé. Dans une étape ultérieure, les valeurs comptables devraient être comparées aux prix courants afin de déterminer s’il pouvait y avoir une dépréciation économique. Les contrôles d'inventaire d'inventaire incluent des modèles vous permettant de calculer les entrées correctives dans la feuille de calcul et de créer les écritures d'ajustement via une interface.

années délimitation
Les comptes de régularisation ne doivent pas être assimilés à des postes de régularisation au bilan. Cela concerne tous les processus, où la réalisation est effectuée non pas parfois, mais par périodes. Si les périodes des services ne coïncident pas avec l'exercice, elles doivent être délimitées. Avec le règlement typique (d'abord la réalisation, ensuite l'argent), la démarcation a lieu entre les demandes et les passifs. Dans le règlement atypique avec paiement anticipé uniquement, une entrée différée doit être formée. En pratique, il s'agira toujours des mêmes faits, qu'il suffit ensuite d'actualiser. Pour calculer la distribution des temps et les montants, il existe également des tableurs avec lesquels les écritures d’ajustement peuvent être créées.

Mise à jour des dispositions
Les provisions sont des passifs incertains dont le montant est souvent estimé. Lors de la mise à jour des comptes de régularisation, vous déterminez quelles transactions ont été clarifiées ou réglées depuis la dernière mise à jour. Si la responsabilité a été totalement ou partiellement remplie, on parle de consommation de la provision. Pour cela, la charge est compensée par la provision (= moins la charge). Si, selon des conclusions récentes, il n'y a pas d'obligation, la disposition doit être libérée. Cela crée un rendement. Il est également nécessaire de vérifier si de nouveaux risques sont identifiables, pour lesquels des provisions supplémentaires doivent être comptabilisées dans la provision. Des provisions pour calcul et comptabilisation sont également disponibles pour les provisions.

calcul de l'impôt
Sur la base du compte de résultat et d'éventuels ajustements de la détermination du bénéfice imposable (par exemple, des dépenses non éligibles), il est possible de simuler la détermination de l'impôt pour l'exercice. Cependant, la déclaration de revenus peut être soumise plus tard. La taxe à payer ne peut alors être comptabilisée qu’en tant que disposition fiscale.

De plus, les dispositions fiscales de la dernière date d'échéance doivent être mises à jour. Les paiements de taxe ont leurs écritures de compensation dans la provision pour taxe. Pour les évaluations d'imposition entrantes, il faut également vérifier si elles correspondent à la simulation des derniers états financiers. Il existe également des modèles pour le tableur pour le calcul des taxes.

La masse de données pour les transactions commerciales en cours, la comptabilité analytique et le travail final peuvent être générés avec le tableur et importés dans un logiciel de comptabilité en tant que partie d'un système ERP. La collecte de données présente alors une forte similitude avec la comptabilité simple, décrite à la section 2.9.1. a été adressée. Si un fournisseur de services propose une comptabilité dans un logiciel multi-locataire, les données collectées dans les journaux peuvent y être téléchargées et constituer en même temps une comptabilité en partie double.