3. unterstützende Funktionen

(siehe Abb. 2 in 1.1)

 

3.1. EDV

 

3.2. Dokumentenmanagement und Archivierung

  

Für den kaufmännischen Bereich ist die Verfügbarkeit von Dokumenten grundsätzlich wichtig. § 257 HGB regelt deshalb die Pflicht zur Aufbewahrung wichtiger Unterlagen. Mit einer Digitalisierung kann nicht nur der Aufbewahrungspflicht kostengünstig nachgekommen werden, auch die Verfügbarkeit für eigene Zwecke kann verbessert werden.

  

Bei der Ablage in Papierform wie auch bei einer digitalen Archivierung sind Belegnummern zu vergeben, um einen eindeutigen Verweis von Buchungen auf den Beleg zu ermöglichen. Hierbei sind verschiedene Belegarten zu unterscheiden. Die Belegnummer sollte den Kern der Dateinamen eines eingescannten Belegs ausmachen. Belegarten können mit vorangestellten Buchstaben bezeichnet werden, gefolgt von der eigentlichen Belegnummer, die mit der ersten Stelle der Nummer auch das Jahr angeben kann. So könnte die eingehende Rechnung Nr. 123 aus 2016 in der Datei E60123.jpg abgespeichert werden. Die ausgehende Rechnung 234 aus 2016 könnte im PDF-Format unter A60234.pdf ausgedruckt werden. Die Belege können dann an einem Ort abgespeichert werden, wo sie für berechtigte Nutzer allgemein zugänglich sind. Bearbeitungvermerke, die früher auf die Belege geschrieben wurden, müssen jetzt in einer weiteren Datei abgespeichert werden, die mit dem gleichen Namen einem anderen Dateityp (Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation) mit entsprechender Suffix abgespeichert werden. Ein Formular müsste dafür unter einem allgmeinen Dateinamen (z.B. E60000.doc) vorbereitet sein, das dann mit den konkreten Vermerken unter „E60123.doc“ abgespeichert wird.

  

Die Digitalisierung kann bereits mit der Öffnung der Post erfolgen. Die frühere Postverteilung könnte durch eine Mitteilung ersetzt werden, dass unter bestimmten Belegnummern abgespeicherte Post eingegangen ist und von diesen Mitarbeitern bearbeitet werden soll. Die Originalpost bzw. andere Belege sollten noch einige Zeit aufbewahrt werden. Bei ausgehender Post kann die Datei vom Verfasser selbst erzeugt werden. Es muss zur Wahrung der Aufbewahrungspflichten auch noch eine Archivierung ein- und ausgehender e-mails organisiert werden.

 

 

3.3. Haustechnik

  

Wenn heute Hausmeister als „Facility Manager“ bezeichnet werden, scheint z.B. die Müllentsorgung eine Managementaufgabe zu sein. Bei Vermietungsunternehmen hat dieser Bereich eine größere Bedeutung.

  

Auch bei der Haustechnik sollte es eine Kostenkontrolle und klare Zuständigkeiten geben. Manche Kleinreparaturen könnte auch ein Heimwerker erledigen und ein Auftrag an einen Handwerker wäre fast so zeitintensiv, als wenn sie selbst durchgeführt würde. Es macht also Sinn, für Hausmeisteraufgaben jemanden zu benennen, der aber auch eine andere Funktion haben kann. In diesen Aufgabenbereich würden neben Kleinreparaturen der Winterdienst, die Beachtung der Müll-Termine, die Pflege des Vorgartens und die Steuerung der Heizung gehören. Für die Gebäudereinigung werden dagegen meisten Minijobber beschäftigt oder ein Reinigungsunternehmen beauftragt. Der Facility Manager würde sich aber um die Qualitätskontrolle kümmern.

 

Bedeutsam ist auch die Beschäftigung mit Sicherheitsfragen wie Brandschutz oder Gefahrstoffen (z.B. Asbest). Die dazu erlassenen Vorschriften machen überwiegend Sinn, verursachen für viele Unternehmen aber Ärger und Kosten. Fachunternehmen nutzen dabei ihre Wissensvorsprünge, um teure Luxussanierungen als alternativlos zu verkaufen. Wie bei Rechtsfragen (3.5.) ist eine Person nötig, die sich einlesen und dann mitreden kann.

 

  

3.4. Public Relations und Lobby-Arbeit

  

Ein Unternehmen, das einen schlechten Ruf hat, wird nur schwer genug Kunden finden. Deshalb mach es Sinn, sich mit der Öffentlichkeitsarbeit auch um eine gute Reputation zu bemühen und nicht nur für die Produkte zu werben. Es mag auch Ausnahmen geben. Wer z.B. als Telekommunikationsunternehmen hauptsächlich für betrügerische Anbieter tätig wird muss damit leben, dass es öffentlich mit diesen dubiosen Geschäften identifiziert wird. (vgl. z.B. http://prof-dr-mueller.jimdo.com/thema/in-telegence-gmbh/)

 

Henry Ford wird der Satz zugeschrieben: „Die Hälfte meine Werbeausgaben sind rausgeschmissenes Geld. Ich weiß nur nicht, welche Hälfte.“ Bei Public-Relations-Aktivitäten gibt es immer viele Ideen, wie Geld ausgegeben werden kann. Weil ohnehin nicht erwartet wird, dass sie einen direkten Einfluss auf die Geschäftsentwicklung haben, ist eine Erfolgskontrolle fast unmöglich. Die Quote des rausgeschmissenen Geldes kann deshalb deutlich über den von Henry Ford geschätzten 50 % liegen.

  

Neben der Aufnahme von Image-fördernden Inhalten auf der Firmenwerbsite und dem Versand von Pressemitteilungen an Zeitungsredaktionen werden gelegentlich Veranstaltungen (Events) durchgeführt, die von der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen werden können. Das könnten Tage der offenen Tür oder die Feier eines Firmenjubiläums sein, was dann von der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen werden soll. Man erwartet auch positive Wirkungen, wenn z.B. ein Sportverein unterstützt wird (Sponsoring). Wie groß solche Wirkungen sein können und ob Kosten und Nutzen angemessen sind, ist eine Frage des Einzelfalles.

   

Von einer an die breite Öffentlichkeit gerichtete Public Relations ist die Lobby-Arbeit zu unterscheiden, mit der ein Kontakt zu Politikern aufgebaut und Einfluss auf politische Entscheidungen genommen werden soll. Ein wichtiges Unternehmen kann mit guten Verbindungen in die Kommunalpolitik schon manchmal erreichen, dass z.B. ein Bebauungsplan den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst wird. In der Bundespolitik wird ein vergleichbarer Einfluss häufig über Verbände ausgeübt. Da kann soweit gehen, dass ein Verband den zuständigen Mitarbeitern eines Ministeriums für ein Gesetzgebungsverfahren Formulierungsvorschläge macht, die sich dann auch im Gesetzentwurf der Regierung wiederfinden.

  

 

3.5. Rechtsfragen

  

 

Das deutsche Recht wird im Gegensatz zum angelsächsischen Recht in die drei Bereiche Zivilrecht, öffentliches Recht und Strafrecht aufgeteilt.

Im Zivilrecht werden die Grundrechte aus Art. 2 (Selbstbestimmung) und Art. 3 (Gleichheit) GG umgesetzt. Die Vertragsfreiheit wird nach Art. 2 durch die Gesetze beschränkt. Vor Zivilgerichten sind Kläger und Beklagte selbst für den Beweis ihrer Ansprüche verantwortlich. Das Zivilrecht regelt auch die Verhältnisse von Personen zu Sachen und Rechten. In der BWL ist das Zivilrecht wichtig, das weiter in Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Unternehmensrecht, etc. unterteilt werden kann.

Das öffentliche Recht ist anwendbar, wenn sich die Bürger oder Unternehmen gegen die Staatsgewalt wehren, z.B. gegen Steuerbescheide oder Umweltauflagen bzw. Genehmigungen beantragen. Der Staat benötigt für seine Handlungen eine gesetzliche Grundlage. Es ist zu prüfen, ob die für belastende Verwaltungsakte ausreicht.  

Straf- oder Ordnungswidrigkeitenrecht ist betroffen, wenn gegen Verbote verstoßen worden sein soll und Sanktionen drohen. Hier muss die Strafverfolgungsbehörde den Verstoß beweisen.

 

Nur größere Unternehmen leisten sich eine eigene Rechtsabteilung mit mindestens einem festangestellten Juristen. Sie müssen keine Volljuristen sein und können ein Unternehmen auch gerichtlich vertreten, sofern kein Anwaltszwang herrscht. Davon sind Syndikusanwälte zu unterscheiden, die neben ihrer Anwaltskanzlei tätig werden und pauschale Dienstverträge schließen. Sie beraten bzw. vertreten dann die Unternehmen, ohne diese Tätigkeiten gesondert abzurechnen.

  

Auch wenn bei kleineren Unternehmen keine der beiden Varianten gewählt wird ist die Verfügbarkeit aktueller Gesetze (mit https://www.gesetze-im-internet.de/ inzwischen kein Problem mehr) und die Fähigkeit, rechtliche Fragen erkennen und kurz nachlesen zu können, wichtig. Hier sollte jemand verantwortlich sein, um eine erste Einschätzung vornehmen zu können und ggf. zielgerichtet Hilfe suchen zu können.