3.3. Enterprise Ressource Planning (ERP)

 

Mit dem Enterprise Ressource Planning soll ein ganzheitlicher Ansatz realisiert und die Daten der gesamten Wertschöpfungsprozesse vernetzt werden. Das erfordert eine Analyse der Abläufe. Damit wird das Feld abgegrenzt, auf dem die Informatiker pflügen und säen können. Die Früchte werden aber erst dann wachsen, wenn die Unternehmen diese Vorlagen mit Leben füllen.

Die kreisförmige Anordnung der verschiedenen betrieblichen Funktionen in der ERP-Grafik gibt keine Beziehungen untereinander an. Dies wäre vor dem Entwurf eines ERP-Systems als Softwarelösung noch nachzuholen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Beziehungen verschiedener betrieblicher Funktionen miteinander darzustellen. Ein möglicher Ansatz hierfür wurde in der Abb. 2a im Unterpunkt 1.1. vorgestellt.

 

Aus der Wertschöpfungskette können die laufenden Prozesse zu erfassen wie folgt strukturiert werden:

 

                                                                                           Gemein-

erteilte             erhaltenes          erteilter                               kosten

Anfrage       Angebot        Auftrag       Einkauf      geleistete

                             Zahlung

     Investition    Eing.logistik   Materiallager

                                          

 Abschreibung   Verbrauch     Entnahme

              

                                                   Lohn      Produktion     unfertig

 Werbung                                                                                   

                                                              Verkaufslager        fertig

 erhaltene            erteiles             erhaltener                              erhaltene

 Anfrage         Angebot       Auftrag         Verkauf      Zahlung

    ↓

                                                                            Lieferung

 

E r l ä u t e r u n g :

 

ERP-Systematik
Beim Enterprise Ressource Planning geht es um eine ganzheitliche Erfassung, Abbildung und Steuerung der Prozesse der Wertschöpfung. Es sollen Daten für die Zukunft gewonnen werden, wobei man sich aber auf Daten der Vergangenheit stützen muss. Eine ERP-Software begleitet alle Stufen der obigen Grafik mit einer Datenerfassung. Es sind oft Daten zu Mengen- und Geldeinheiten zu erfassen. Dabei kann der Ansatz „Menge  ×  Preis  =  Betrag“, aber auch „Betrag : Menge =  Ø Preis“ oder „Betrag  :  Preisindex  =  Menge“ zur Anwendung kommen. Auf die Daten greifen auch Rechnungswesen und Controlling.

erteilte Anfrage
Es wird festgehalten, bei welchen Lieferanten man nach welchen Produkten angefragt hat. Wenn man hier Absagen oder keine Antwort bekommen hat, braucht man nicht noch einmal fragen.

erhaltenes Angebot
Die Erfassung von unverlangt erhaltenen Angeboten und von Antworten auf Anfragen kann auch für zukünftige Einkäufe eine Orientierungshilfe sein. Man kennt die Lieferquellen und das Preisniveau.

erteilter Auftrag
Auf der Grundlage aktueller oder früherer Angebote werden Aufträge erteilt. Wenn erst später geliefert wird, sollte man die Einhaltung des Termins kontrollieren. Dafür muss eine Datei mit erteilen Aufträgen existieren, die nach erledigten und noch laufenden Aufträgen unterschieden wird. 

Einkauf
Beim Einkauf ist zu unterscheiden, ob Güter und Dienstleistungen zum Verbrauch in der laufenden Produktion, für den allgemeinen Bereich oder ob Investitionsgüter für den Gebrauch in der Produktion oder im allgemeinen Bereich eingekauft wurden. Mit der Lieferung wird ein erteilter Auftrag erledigt. In einer weniger engen Definition sind auch die Aufgaben Anfrage, Angebot und Auftrag dem Einkauf zuzuordnen.

Bei Gütern, die wiederholt eingekauft werden, wäre eine Einkaufs-Artikel-Nr. sinnvoll, unter der die Informationen aus Anfrage, Angebot, Auftrag und Anlieferung sowie später die Bestände und Verbrauchsmengen erfasst und ausgewertet werden können.

Eingangslogistik
Die Einkäufe müssen zum Ort des Verbrauchs gelangen. Das kann erfolgen, indem der Lieferant unmittelbar an den Ort des Verbrauchs liefert oder dass dieser Transport innerbetrieblich organisiert wird. Es ist auch möglich, dass die Güter beim Verkäufer abgeholt werden müssen. Bei mehreren verschiedenen Verbrauchsorten ist eine Zwischenlagerung in einem Materiallager üblich. In der Eingangslogistik muss bekannt sein, wann welcher Transport durchgeführt werden muss, und welche Güter wo eingelagert werden. 

Materiallager
Die Lagerung ist mit Verwaltungskosten für Eingang und Entnahme und für den laufenden Betrieb des Lagers verbunden. In dieser Aufgabe müssen aktuelle Daten über den Umfang der Bestände und über die Umschlaghäufigkeit erzeugt werden.  

Entnahme
Bei der Entnahme aus dem Materiallager ist neben der Menge eine Datenerfassung nach dem Muster „was? wo? wofür? durchzuführen. „was?“ wird durch die Artikel-Nr. abgedeckt. Damit ist eine Fortschreibung des aktuellen Bestandes und die Steuerung der optimalen Bestellmengen und -zeitpunkte verbunden. „wo?“ konkretisiert den Verantwortungsbereich, in dem das Material eingesetzt wird und „wofür?“ das gefertigte Produkt bzw. den abgearbeiteten Auftrag.

Verbrauch
Verbräuche können aus einer direkten Anlieferung oder einer Entnahme aus Lagerbeständen erfolgen. Dienstleistungen werden immer direkt eingekauft. Entnahmen können konkret erfasst oder aus dem Output retrograd berechnet werden. Das Ergebnis der Produktion in einem Zeitabschnitt können fertige oder unfertige Erzeugnisse sein.

Produktion 
In der Produktion findet die Kombination der Produktionsfaktoren Kapital und Arbeit statt. Beim Kapital wird zwischen Potentialfaktoren, die sich nur langsam abnutzen, und Repetierfaktoren, die ständig ersetzt werden, unterschieden.

unfertig
Unfertige Erzeugnisse verbrauchen bereits Ressourcen. Sie sind deshalb Output der aktuellen und Input der nächsten Periode. Die Messung und Bewertung der unfertigen Erzeugnisse ist mit Schwierigkeiten verbunden, weil nicht nur ihre Anzahl, sondern auch der Grad der Fertigstellung festgestellt werden müsste. Hier ist nach geeigneten Vereinfachungen zu suchen.

fertig
Die fertigen Erzeugnisse stehen für den Verkauf zur Verfügung. Eine zentrale Aufgabe ist die Kosten für die Herstellung und den Vertrieb der Erzeugnisse sowie anteilige Verwaltungskosten den Umsätzen gegenüberzustellen und so die unterschiedliche Profitabilität der verschiedenen Produkte zu beurteilen.

Fertigproduktlager  
Fertige Erzeugnisse werden zunächst eingelagert und für den Verkauf bereitgehalten, sofern sie nicht einzeln für diesen Kunden auf seine Bestellung angefertigt und dann sofort ausgeliefert wurden. Über die Lagerbestände und die nächsten Zugänge aus der laufenden Produktion muss der Verkauf ständig informiert sein, um bei Anfragen von Kunden über die Lieferfähigkeit richtige Angaben machen zu können.

Werbung
Die Erfolgskontrolle ist bei Werbung schwierig. Um trotzdem nicht unnütze Kosten zu verursachen, sollte für jede Werbemaßnahme ein Ziel formuliert werden. Anschließend sollte nach den Daten gesucht werden, an denen die Erreichung des Zieles abgelesen werden könnte. Danach wäre festzuhalten, in welchem Umfang sich diese Daten verändert haben.

erhaltene Anfrage
Erhaltene Anfragen von potentiellen Kunden sollten, auch wenn es nicht zu einem Auftrag gekommen ist, abgespeichert und ausgewertet werden. Man kann aus ihnen erkennen, welche Artikel von ihnen benötigt werden und man kann versuchen, in Zukunft Aufträge von ihnen zu erhalten.

erteiles Angebot
Erteilte Angebote sind die Grundlage für Verhandlungen mit Kunden. Es ist damit zu rechnen, dass ein Teil der angebotenen Produkte später wieder herausgenommen und/oder andere Produkte nachträglich aufgenommen werden. Es wird also mehrere Versionen eines Angebots geben, die auch später noch verfügbar sein sollten.

erhaltener Auftrag
Die letzte Fassung des Angebots, auf die man sich mit dem Kunden einigt, stellt den Inhalt des mit dem Kunden abgeschlossenen Kaufvertrags dar. Wenn er erst später erfüllt wird, sollte hier Vertragsdokument oder eine Auftragsbestätigung mit dem Vertragsinhalt und dem Termin der Fertigstellung erstellt werden.

Verkauf
Ein Verkauf im engeren Sinne ist die sofortige Übergabe der Ware an den Kunden, oft auch gegen sofortige Bezahlung. Hier ist der Umsatz festzuhalten und dem Kunden eine Rechnung oder Quittung auszustellen. Die Verkaufsfunktion im weiteren Sinne beinhaltet aber auch die Stufen Anfrage, Angebot, Auftrag und Lieferung.

Lieferung
Diese Funktion umfasst die Ausgangslogistik vom Fertigteilelager zum Kunden. Dabei sind durch eine gute Planung überflüssige Transporte und damit auch Kosten zu vermeiden. Es ist auch für eine Bestätigung zu sorgen, dass der Kunde die Ware erhalten hat, z.B. indem er den Erhalt auf einem Lieferschein quittiert.

erhaltene Zahlung
Wenn die Leistungen nicht sofort bezahlt werden, müssen sie mit Daten aus dem Verkauf abgerechnet werden. Der Zahlungseingang ist zu kontrollieren und die Kunden sind ggf. zu mahnen.

geleistete Zahlung
Bezogene Güter und Dienstleistungen werden, wenn sie nicht sofort bezahlt wurden, von den Lieferanten abgerechnet. Die Fälligkeit der Rechnungen ist zu erfassen und die fristgerechte Zahlung muss organisiert werden.

Lohn
Der Produktionsfaktor Arbeit wird über die Löhne bewertet. Der Personaleinsatz in der Wertschöpfung wie auch im Gemeinkostenbereich wird erfasst, bewertet und als Grundlage für die Lohnabrechnungen erfasst. Diese Abläufe finden in der Personalverwaltung statt.

Gemeinkosten-Bereich
Der Ressourcenverbrauch ist nicht auf die Wertschöpfungsstufen im engeren Sinne beschränkt. Es gibt auch einen allgemeinen Bereich, der nicht unmittelbar mit der Wertschöpfung verbunden ist, und der trotzdem Ressourcen verbraucht. Die hier erforderlichen Güter werden auch im Einkauf beschafft.

Investition   
Auch die Beschaffung von Repetierfaktoren fließt nicht unmittelbar in die Wertschöpfung ein. Weil ca. 80 % der zukünftigen Kosten durch die Investition festgelegt werden, hat eine sorgfältige Entscheidung und Auswahl mit Hilfe der Investitionsrechnung eine hohe Bedeutung. Dabei ist ein Investitionscontrolling zur Schaffung einer besseren Datenbasis für die Optimierung der Investitionsentscheidungen zu empfehlen.

Abschreibung
Die laufende Abnutzung ist als Abschreibung zu erfassen. Dabei soll einerseits für die Bilanzierung eine Periodisierung der Anschaffungskosten erfolgen. Andererseits soll über den Umsatzprozess die Substanzerhaltung organisiert werden, weshalb hier die aktuellen Wiederbeschaffungskosten eine geeignetere Grundlage sind. Auch die Einschätzung der Restnutzungsdauer kann sich im letzten Drittel der bei Anschaffung geschätzten Nutzungsdauer wegen neuer Erkenntnisse ändern. Auch die Abschreibungen können sich auf das Investitionscontrolling stützen.

Die Daten sind mit Mengen- und Geldeinheiten in folgenden Dimensionen zu erfassen:

Vorjahr                   aktuell                      [Hochrechnung]                   Prognose                       Plan

 

Vorjahr
Die Daten des Vorjahres können später aus den alten Dateien kopiert werden. Ob und in welchem Umfang im ersten Jahr des Einsatzes die Vorjahresdaten aus anderen Dateien eingefügt werden sollen, wäre im konkreten Einzelfall zu entscheiden.

aktuell
In den aktuellen Datenbestand werden die laufend entstehenden Daten erfasst. Die Dateien sind für den Rest des Jahres leer.

Plan
Einmal jährlich werden Ziele und realistische Erwartungen in dem Format der aktuellen und der Vorjahres-Daten erfasst. Damit können alle Auswertungen für die Zukunft erzeugt werden, die man hinsichtlich der Plausibilität beurteilt und ggf. auch korrigiert werden können. Die auf dieser Grundlage festgelegten Ziele und Teilziele bleiben während des geplanten Jahres verbindlich.

Prognose
Auf der Grundlage neuer Erkenntnisse wird in einer Kopie der Plan-Daten die Annahmen aktualisiert. Auch Maßnahmen für eine Kurskorrektur, z.B. spontane Sparmaßnahmen, werden in diese Daten eingearbeitet.

Hochrechnung
Aus den Ist-Daten für die vergangenen Monate und den Prognose-Daten für den Rest des Jahres wird maschinell eine Hochrechnung auf das ganze Jahr erstellt.